华容县桥东小学

华容县中小学校档案管理暂行办法

2016-04-08 14:44:34

华容县中小学校档案管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为进一步加强我县中小学校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的功能与作用,更好地为教学改革和教育事业发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖南省档案管理条例》及有关规定,结合我县中小学校档案工作实际,特制定本办法。

第二条 中小学校档案是指普通高中、初中、小学在教育、教学科研、党政管理以及其他各项工作中形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 学校档案是学校管理工作的重要组成部分,是衡量学校管理水平的重要标志,各中小学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划,列入领导议事日程,加强对档案工作的领导,在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时,同步进行档案工作的布置、检查、总结和验收。

第二章 领导体制、机构和人员

第四条 中小学校档案工作由各级教育行政管理部门领导,同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第五条 中小学校要在校长统一领导下做好档案工作,明确一名校级领导分管档案工作,并根据学校实际,建立综合档案室,对不具备条件建立综合档案室的小学可指定专(兼)职人员对各类档案实行集中统一管理。

第六条 学校综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是收集保存和提供利用档案为学校各项工作服务的机构。

综合档案室归口学校办公室管理。

综合档案的基本任务是:

(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规、政策和规定,制订本校档案工作规章制度和规划,并认真执行;

(二)指导、监督各部门做好各类文件材料的立卷归档工作;

(三)集中统一管理学校的各类档案及有关资料,维护档案的完整与安全;

(四)编制档案检索工具及有关参考资料,积极开展档案利用工作,为学校各项工作服务;

(五)定期组织有关人员对已超过保管期限的档案资料进行鉴定,提出存毁意见,并做好相关档案的移交工作;

(六)按照有关规定向档案馆移交档案。

第七条 各学校要认真选配专职或兼职的档案工作人员,并保持相对稳定,因工作需要必须调动时,要坚持先配后调,及时办理交接手续。学校档案工作人员必须政治表现好,事业心强,身体健康,热爱档案事业,遵守纪律,熟悉学校工作,具有大专以上文化程度,具备档案业务知识、微机管理知识和一定的科学文化知识。

第八条 学校档案工作人员(含兼职人员)属专业技术人员,按国家有关规定,实行专业技术职务聘任制,享受与其他专业人员的同等福利待遇。

第三章 经费、库房和设备

第九条 学校档案工作所需经费应列入学校总体预算,保障档案工作必需的设施设备装配购置经费及办公经费。

第十条 学校要根据档案保存的需要,落实和保证档案用房,中学档案专用库房应不少于40平方米,小学档案专用库房应不少于20平方米。档案库房必须符合档案管理要求,做到防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光、防有害气体;要适应现代化要求,配备档案管理专用电脑和专业软件;有条件的学校要逐步做到档案工作办公、阅览、库房三分开。未建立综合档案室的小学必须使用档案专用柜。

第四章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十一条 学校要建立完善的文件材料归档制度,并将归档工作纳入各职能部门和教学、科研、管理人员的职责范围,做到每项重要的工作和活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十二条 各学校应实行文件材料形成部门立卷的制度,各部门要安排一名兼职档案人员负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作。要按照文件材料的自然形成规律,保持其内在联系,加以系统整理后移交档案室集中管理。

第十三条 凡是在学校各项工作活动中形成的具有保存、查考、利用价值的各种门类与载体的文件材料,均属归档范围。(具体归档范围详见附件)

第十四条 归档时间应按以下要求:

(一)文书档案在次年的六月底以前归档;

(二)业务档案按学年归档,在次年度的寒假以前归档;科研类文件材料在科研课题鉴定后归档;

(三)基建类文件材料在工程目竣工后两个月内归档;

(四)会计类文件材料随时整理立卷,在会计年度终了后由财会部门保管一年,然后向综合档案室移交;

(五)设备仪器类文件材料在开箱验收后及时整理归档;

(六)照片、音像制品和电子档案,随时整理归档;

(七)荣誉实物档案随时整理归档。

第十五条 归档的材料必须质地优良、字迹清楚、书写工整、声像清晰、签署完备,制成材料和字迹材料、整理质量都要符合有关规范和标准要求,特别注意禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸等不规范的书写材料。

第十六条 学校工作人员在其从事教学、科研和党政管理等职务活动中形成的各种载体、形式的文件材料,必须按照规定向本校档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为已有。

对于人个在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案部门可通过征集、代管等多种形式管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的,学校应予以奖励。

第五章 档案管理与利用

第十七条 学校要建立健全档案管理规章制度,包括归档、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度,各门类档案(包括文书、业务、基建、设备仪器、电子音像、会计、荣誉实物档案)的归档范围和保管期限表。

第十八条 学校档案部门要对接收和收集的档案进行科学分类、编号和排列,编制必要的检索工具。

第十九条 学校档案部门要对档案的收进和移出情况、档案数量、档案利用等情况进行统计,并按有关规定,向所在地档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十条 学校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。成立由档案部门和业务部门有关人员参加的鉴定小组,提出鉴定意见,对失去保存价值的档案进行登记造册,报领导审批、并经有关业务管理部门同意后,在指定地点由有关人员监销,监销人在销毁清册上签字。未经领导批准,不得销毁任何档案。

第二十一条 学校档案工作人员负责档案库房管理工作。要搞好档案防护,确保档案安全。对所存档案资料定期进行检查。遇有特殊情况,应立即向校领导报告,及时处理。对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复或复制。

第二十二条 学校撤销、合并或分立时,学校档案归属为:学校撤销时,档案移交当地档案馆或教育行政管理部门保存;学校合并时,档案随之并入;学校分立时,档案由其中一校保存。

第二十三条 学校档案室所保存的档案主要供本校利用,档案工作人员要做好保密工作。其他单位或个人需查阅时,应持单位介绍信,经学校主管领导批准,方可查阅。如需利用的档案涉及重要国家机密可按照《保密法》规定,经有关领导批准。

第六章 奖励与处罚

第二十四条 学校应建立健全档案工作检查考核和评估制度,对工作优秀、成绩突出的档案工作人员和有关人员给予表彰奖励。

第二十五条 对违反档案法律法规的行为,应及时报告当地档案行政管理部门,由档案行政管理部门按照规定的程序和处理方法予以处罚,并建立备案制度。

第七章 附则

第二十六条 本办法适用于华容县辖区内各中小学校(包括民办中小学校)、职业学校。幼儿园和其他学校可参照执行。本办法自发布之日起施行。

第二十七条 本办法由华容县教育局、华容县档案局负责解释。

 


附件:

华容县中小学校文件材料归档范围

及保管期限表

 

    一、文书档案

   (一)党群类

    1.党组织文件材料

    1.1 党组织会议文件材料

    1.1.1 学校总支或支部会纪要、会议记录。(永久)

1.1.2 学校中心学习组学习计划、日程、领导讲话、会议记录。(10年)

    1.1.3 学校基层党组织会议记录。(10年)

    1.2 学校党组织工作形成的文件材料

    1.2.1 校党总支或支部换届工作报告、选举结果、上级组织批文等文件材料;年度工作计划、总结。(永久)

    1.2.2 学校基层组织换届改选工作的请示、批复等;年度工作计划、总结等材料。(10年)

    1.2.3 学校基层组织发展党员及批准党员转正材料。(永久)

    1.2.4 学校党员名册、统计年报表、党组织关系介绍信等材料。(永久)

    1.25 本校制定的关于机关党的思想建设、组织建设、作风建设等方面的规定、措施。(30年)

    1.2.6 党员教育活动中形成的文件材料

    1261 重要的。(永久)

    1.2.6.2 一般的。(10年)

    1.3 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

    1.3.1 重要的。(永久)

    1.3.2 一般的。(10年)

    1.4 上级、同级机关文件材料

    1.4.1 上级机关制发的关于本学校党总支或支部领导人任免文件材料。(永久)

    1.4.2 上级机关、同级机关制发的需要执行的关于党的建设方面的文件材料。(10年)

    2.工会、共青团(少先队)工作形成的文件材料

    2. 1 换届会议议程、工作报告、换届选举结果、上级组织的批文等材料;年度工作计划、总结;工会会员与共青团员(少先队员)组织关系介绍信及存根、花名册。(30年)

    2 学校职代会议程、工作报告、会议记录及形成的决议决定。(30年)

    23 工会、团组织(少先队)工作制度、规章;会员、团(少先队)员发展材料。(10年)

    2 上级或同级机关印发的需要贯彻执行的工、青文件材料。(10年)

   (二)行政类

    1.综合文件材料

    11 本校重要的请示及上级的批复。(永久)

    12 校长办公会议记录,本校年度工作计划、总结。(永久)

    13 本校校务日记、外事活动形成的文件材料。(30年)

    14 本校编写的大事记、组织沿革、年鉴等。(永久)

    2.本校机构编制、干部人事工作文件材料

    2 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料(含上级机关制发的关于本学校机构设置、人员编制文件材料)。(永久)

    22 人事工作制度、规定、办法等文件。(30年)

    23 人事任免文件

    231 任免通知(含上级机关关于本学校领导人任免通知)、请示、批复。(永久)

    232 考察及备案材料。(永久)

    24 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

    241 受县级(含)以上表彰、奖励的。(永久)

    242 受县级以下表彰、奖励的。(30年)

    25 对本学校有关人员的处分材料

    251 受到警告(不含)以上处分的。(永久)

    252 受到警告处分的。(30年)

    2 教职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤、复员军人安置等文件材料。(永久)

    27 人事考核工作文件材料。(永久)

    28 教职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根 。(永久)

    29 学校教职工名册、统计年报表。(永久)

    3.本校事务管理文件材料

    31 房产、土地所有权和使用权的文件材料。(永久)

    32 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

    321 重要的。(永久)

    322 一般的。(10年)

    33 本学校财务管理文件

    331 预算。(30年)

    332 决算及审计结论。(永久)

    3 本校物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。(30年)

    3 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料

    351 重要的。(永久)

    352 一般的。(10年)

    3 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。(永久)

    37 职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房况统计、调查表、职工住房申请。(30年)

    38 保卫工作的安全检查、调查记录、值班记录。(10年)

    39 本学校处理人民来信来访的文件材料

    391 有领导重要批示和处理结果的。(永久)

    392 其他有处理结果的。(30年)

    4.上级机关、同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。(10年)

二、业务档案

()教务类

    1.上级、本级党委、政府和教育行政管理机关下达的本校必须执行的教育工作方针、政策、意见、决议、决定、条例、办法、规定等文件材料。(永久)

    2.上级教育行政管理部门下达的关于教育改革、义务教育、教学计划、课程设置、招生、毕业生等方面的计划、规定等。(10年)

    3.上级对本校督导评估意见及本校的自查报告。(永久)

    4.本校教育事业发展长远规划等。(永久)

    5.本校教学工作年度或年度以上计划、规划、方案、大纲、总结、课程总表,统计年报表,名册。(永久)

    6.反映义务教育普及程度,教师教育教学水平、典型经验材料,学校办学质量等的文件材料。(永久)

    7.本校制定的各种教学制度、办法、规定、教学工作规则章程、校历等。(30年)

    8.课程教学文件材料

    81 课程安排表、课程进度表、教师任课安排,考试日程表。(10年)

    82 试题及答案,评分标准、试卷分析、学科考试成绩统计及成绩分析等材料

    821 期终、毕业考试。(30年)

    822 期中考试。(10年)

    83 本校教改方案、观摩教学教案、典型讲义、典型教案、专题论文,教师备课方案,教学方法总结及经验介绍。(30年)

    84 本校自编教材、讲义、辅导材料。(永久)

    9.教学质量分析中形成的各学科教学质量的分析、评估及提高质量的建议性材料等。(30年)

    10.实验教学中形成的实验教学计划、典型实验报告及评语等。(30年)

    11.教学实习活动中形成的计划、方案、总结等材料。(10年)

    12.电化教育方案、规划、计划、总结、统计报表。(30年)

    13.教学用仪器、标本、挂图等的登记簿等。(10年)

    14.思想政治教育、劳动教育过程中形成的文件材料,包括思想政治教育计划、总结、典型材料,优秀师生员工的典型材料,师生参加社会活动、社会调查、公益劳动的总结及典型材料,重大事故的调查报告及处理材料。(30年)

    15.艺术教育、课外活动过程中形成的文件材料,包括文化、娱乐、体育工作计划、总结,师生创作及获奖的剧本、小说、诗歌、乐曲、书画等的原稿或复印件,运动会议计划、赛程、成绩记录及工作总结,体育运动达标率。(30年)

    16.师生体检表、健康表、疾病防治情况记载,视力保护等。(10年)

    17.本校学生体育达标、军训材料。(10年)

    18.本校学生参加各级知识竞赛、文艺会演、体育竞赛获奖名单、成绩、奖杯等材料

    181省部级以上的。(永久)

    182其他。(30年)

    19.本校编印的校报(刊)印本及清样。(永久)

    20.图书馆、资料室葳书的利用、管理和统计材料。(30年)

21.教学实验室的规划、总结;建设、管理、设备等综合、统计材料。(30年)

    22.综合情况材料:教师业务工作报告或业务情况登记表册,教师任课,从事实验和完成科研情况的材料,反映教学效果等方面的情况记录、考勤登记。(长期)

    23.师资培训的计划、考核和总结,进修和参加学术活动的文件材料。(长期)

    24.专业技术职务评审材料:教师专业职务的评议记录,个人总结,申报表,报批材料,考核登记材料,聘约存本。(长期)

    25.创造发明、技术革新的成果、鉴定、评价,应用方面情况。(长期)

    26.教师发表的著作、译作、论文、报告及编写的教材手稿,发表稿。(长期)

    27.外语考核成绩记录。(长期)

28.其它有关教师专业技术水平及业务工作的考核材料,如教研室的教学总结、教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料,教学情况调查表。(长期)

    ()学籍类

    1.在校学生名册,学籍登记表,学期注册登记卡、学生人数统计表,学生成绩册,学生奖励登记及有关材料。(长期)

    2.学生休学、退学、复学、转学、升级、留级、开除学籍等学籍变更处理材料。(长期)

    3.毕业生名册、毕业、修业、结业证书存根、集体照片、毕业生去向登记材料。(长期)

    4.流失学生名册。(长期)

   三、基建档案

    1.本校修建的工程项目建议书及批复。(永久)

    2.可行性研究报告。(永久)

    3.项目评估、论证。(永久)

    4.环境预测、调查报告。(永久)

    5.设计任务书、计划任务书。(永久)

    6.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告记录、化验、试验报告。(永久)

    7.地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观测记录。(永久)

    8.水文、气象、地震等其它设计基础材料。(永久)

    9.初步设计、技术设计。(永久)

    10.施工设计图纸。(长期)

    11.预、决算书、开工报告、竣工报告。(永久)

    12.关键技术试验总体规划设计、设计评价、鉴定及审批材料。(长期)

    13.征用土地报告、批准文件及红线图、搬迁、补偿协议书。(永久)

    14.基建工程承包合同、协议书、招标、投标、租凭等文件材料。(长期)

    15.竣工资料及图纸。(永久)

    16.环保,消防卫生等文件,水、暖、电、煤、气供应协议等文件材料。(长期)

    四、设备、仪器档案

    1.本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录等。(30年)

    2.本校校办工厂产品的说明书、图纸、维修记录、产品申请、设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证、质量标准、用户意见等材料。(30年)

   五、会计档案(含学校工会、校办厂、食堂)

    1.报表

    11 月、季度会计报表。(5年)

    12 年度决算报表。(永久)

    2.账簿

    21 现金日记账。(25年)

    22 银行存款账。(25年)

    23 总账。(15年)

    24 明细账。(15年)

    25 辅助账本。(15年)

    26 固定资产账。(15年)

    3.凭证

    31 原始凭证、记帐凭证和汇总凭证。(15年)

    32 银行存款金额调节表。(3年)

    4.其它类

    41 会计移交清册。(15年)

    42 会计档案保管清册、销毁清册。(永久)

   六、音像、电子档案

1.反映本校重要职能活动和工作成果的照片、录音、录像带、光盘。(永久)

2.党和国家领导人、省部级领导和著名人物视察、检查本校工作,参加本校重大公务活动的照片、录音、录像带、光盘。(永久)

3.本校领导和全体教职工集体照片。(永久)

4.其他上级领导视察、检查本校工作的照片、录音、录像带、光盘。(30年)

5.记录本校重大事件的照片、录音、录像带、光盘(校庆、校友会、教代会、外事接待等)。(30年)

6.本校召开重要会议的照片、录音、录像带、光盘。(30年)

7.学生毕业班集体照。(永久)

8.学校、教师、学生获各级各类先进称号和各种竞赛获奖照片,在各种报刊登载的照片。(30年)

9.本校参加各级体育比赛的照片。(30年)

10.其它具有保存价值的照片、录音、录像带、光盘

101 重要的。(永久)

102 一般的。(30年)

   七、荣誉实物档案

1.本校及教职员工获得的各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾等

11 省级以上或市级综合。(永久)

12 市级单项或市级以下。(30年)

2.本校使用过但已作废印章

21 校本级的。(永久)

22 各部门的。(10年)

3.本校历史上使用过的校徽、校标。(永久)

4.领导专家题词、外单位赠送的礼品、纪念品、书画等

41 党和国家领导人的题词、作品。(永久)

42 其他。(30年)